L’usage des outils de travail collaboratif se développe en entreprise. La mise en place de telles solutions requiert une dose de vigilance, mais également de pédagogie.
En configurant la suite bureautique Google Apps for Business sur plus de 3.000 postes informatiques, Chronopost a entamé, auprès de ses salariés itinérants, un mouvement de bascule vers l’informatique dans les nuages qui devrait permettre à ceux-ci d’avoir accès à leurs données partout où ils se trouvent – et non seulement sur un ordinateur fixe – et de pouvoir collaborer avec leurs collègues situés à distance.
Cette version professionnelle des outils Google, facturée 40 euros par an et par employé, destinée à remplacer l’usage des logiciels installés sur un poste informatique donné et à permettre le travail simultané sur un document par plusieurs utilisateurs, rencontre un succès grandissant. En 2009, 30.000 salariés de Valeo ont ainsi découvert la suite, qui compte notamment parmi ses concurrents Office 365 de Microsoft, arrivé plus tardivement sur le marché.
« L’adoption de Google Apps a été perçue comme une évidence car beaucoup de collaborateurs ont déjà l’habitude d’utiliser ces applications dans leur version grand public », a indiqué le DRH de Chronopost, Bernard Lemaire. Pourtant, selon une étude menée par Ricoh, seuls 1% des salariés européens (1.075 personnes interrogées dans treize pays) estiment que l’utilisation d’outils collaboratifs améliorerait leurs processus de travail. Toutefois, pour 61% des répondants, la capacité à partager des informations au sein d’un environnement de travail « de plus en plus mobile » constitue une priorité.
Une mise en commun des connaissances… qui a ses limites
A ces solutions bureautiques peuvent s’adjoindre des outils de partage de connaissances, lesquels peuvent faire émerger des problèmes en termes de diffusion de l’information, les données y étant renseignées devant préalablement être déterminées, ainsi, dans certains secteurs, des difficultés en termes de… gestion des carrières.
Dans l’assurance, « les progressions de carrières se fondent sur la technicité et la connaissance. Si cette connaissance devient accessible à tout le monde, il n’y a plus de critères discriminants », explique à L’Argus de l’assurance Julien Maldonato, senior consultant conseil assurance chez Deloitte. Pour contourner cet éventuel problème, un usage poussé des profils des collaborateurs peut être envisagé, avec un regard sur les contributions de chacun.
Knowledge Plaza propose ainsi un outil mêlant un réseau social d’entreprise et une solution de gestion de contenu, deux options parmi les multiples possibilités offertes par les outils de travail en commun : médiathèques collaboratives, annuaires partagés, tableaux de planification de projets, messageries instantanées qui se substituent partiellement à l’envoi de courriels… Loin d’accentuer le cloisonnement des équipes, l’idée de base de ces outils est de renforcer les liens entre collaborateurs au moyen d’outils accessibles simultanément sur plusieurs sites.
A priori séduisantes, ces solutions, quelque soit leur forme, revêtent donc des contraintes liées au périmètre de leur déploiement, ainsi qu’à la sécurité des informations. Elles constituent néanmoins un moyen de plus en plus apprécié de renforcer la cohésion des équipes au sein d’une entreprise et de pouvoir garder le contact avec des salariés dispersés.